如何承辦會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)？承接會(huì)議會(huì)務(wù)公司的要

一、如何承辦會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)？

　　會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)分為會(huì)務(wù)服務(wù)和會(huì)務(wù)策劃兩大部分，而不同的會(huì)務(wù)形式在會(huì)務(wù)公司承辦過(guò)程中其模式也會(huì)不一樣。

　　首先我們來(lái)談?wù)勅绾巫龊脮?huì)務(wù)服務(wù)和策劃工作，會(huì)務(wù)服務(wù)顧名思義是提供會(huì)務(wù)服務(wù)，這種服務(wù)包括會(huì)務(wù)場(chǎng)地推薦、會(huì)務(wù)餐飲服務(wù)、會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)流程控制等，這種會(huì)務(wù)承辦過(guò)程中多以服務(wù)為主，所以與會(huì)務(wù)公司的工作人員服務(wù)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力有關(guān)；

　　而會(huì)務(wù)策劃則更多的體現(xiàn)在主題策劃、現(xiàn)場(chǎng)布置、設(shè)備租賃、會(huì)務(wù)演出、舞臺(tái)搭建、流程安排等上面，會(huì)務(wù)策劃對(duì)于會(huì)務(wù)公司的策劃和專(zhuān)業(yè)能力有較高要求，會(huì)務(wù)策劃和服務(wù)大多數(shù)時(shí)候是同時(shí)存在的，它們是會(huì)務(wù)活動(dòng)承辦的基本元素。

　　不同的會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)亦有著不同的會(huì)議承辦模式，大多數(shù)情況下，企業(yè)年會(huì)的承辦不僅需要提供常規(guī)的策劃、服務(wù)外，還需要提供以下服務(wù)。

　　1、專(zhuān)業(yè)的年會(huì)演出策劃、年會(huì)演出編排、舞美設(shè)計(jì)等；新品發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)的承辦則主要以常規(guī)的會(huì)議服務(wù)、會(huì)議策劃為主；

　　2、新聞發(fā)布會(huì)除了會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)外，還需要豐富的媒介資源和媒體接待、溝通發(fā)稿；

　　3、大型峰會(huì)、論壇活動(dòng)不僅需要會(huì)議服務(wù)和會(huì)議策劃，更需要對(duì)于業(yè)內(nèi)焦點(diǎn)問(wèn)題的策劃和理解。

　　由此可見(jiàn)，會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)的承辦是個(gè)非常全面的工作，包括前期策劃、中期制作和溝通、現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行和服務(wù)、會(huì)后的跟蹤等多個(gè)方面。

二、承接會(huì)議會(huì)務(wù)公司的要求

　?。ㄒ唬?huì)務(wù)公司注重禮儀

　　禮儀是會(huì)務(wù)公司架構(gòu)的重點(diǎn)，禮儀在會(huì)務(wù)活動(dòng)中要體現(xiàn)相互尊重的準(zhǔn)則，其更是人們的行為準(zhǔn)則，約束會(huì)務(wù)活動(dòng)的方方面面。其核心作用就體現(xiàn)人和人間的尊重。簡(jiǎn)單概括會(huì)務(wù)禮儀就是會(huì)務(wù)公司活動(dòng)中對(duì)人的儀容、儀表及言談舉止要求禮貌待人。

　?。ǘ某修k角度看會(huì)務(wù)公司組織會(huì)議的架構(gòu)

　　在對(duì)會(huì)議性質(zhì)了解的基礎(chǔ)上。把參會(huì)人員分類(lèi)，可簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議及公司內(nèi)部會(huì)議兩部分。外部會(huì)議分成產(chǎn)品的發(fā)布會(huì)及商品的研討會(huì)及質(zhì)量座談會(huì)等等。內(nèi)部會(huì)議就是：周例會(huì)期月例會(huì)和總結(jié)會(huì)等等了。為了杜絕開(kāi)會(huì)前手忙腳亂現(xiàn)象的發(fā)生，就要在會(huì)議前規(guī)劃好該做的事向，只有周全了才可以極其完善。

　　（三）注意會(huì)議的進(jìn)程

　　從會(huì)議的角度來(lái)看，會(huì)議可分成前、中、后三個(gè)階段。會(huì)議前注意以下這幾方面：

　　1、時(shí)間上告訴參會(huì)人員，開(kāi)始的時(shí)間及進(jìn)程多長(zhǎng)時(shí)間。好讓參會(huì)人員安排好自己的工作。

　　2、地點(diǎn)了，那就是會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，會(huì)議室布局是不是適合。

　　3、在人物方面更要注意了，會(huì)議哪些人參加，公司誰(shuí)出席，邀請(qǐng)適合外部的嘉賓出席會(huì)議的接待。

　　4、議題了，會(huì)上要討論的問(wèn)題。

　　5、會(huì)議物品的籌備，根據(jù)會(huì)議類(lèi)型及目的，準(zhǔn)備物品。像紙筆及筆記本和投影儀等都要考慮，大型會(huì)議還要準(zhǔn)備咖啡、小點(diǎn)心等小食品。

　　會(huì)議策劃公司所籌備的會(huì)議要注意的要點(diǎn)很多，但最主要的就是要面面俱到，考慮周全才可促進(jìn)會(huì)議的召開(kāi)。

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