大型會議如何讓有效控制會議預(yù)算？
作者：慶典演出活動會議公司 08-26來源：www.diantizhuangshi.com大型會議如何讓有效控制會議預(yù)算？ 對于一個小的企業(yè)來說會議預(yù)算相對而言是較小的，也用不著特意去設(shè)計預(yù)算方案，但對已經(jīng)常需要外出找會議場地，或是大的企業(yè)那就不同了，如果對于這個會議沒有一定的預(yù)算，那企業(yè)的財務(wù)可要大損一筆了，每個老板都不想看到自己的企業(yè)虧損的，就算不是很多；反過來也是，只要是賺了哪怕是一點點他也會開心的。所以對于這個會議預(yù)算你還是得好好的計劃的，那么，會議預(yù)算怎么計劃，怎么部署可以讓你的企業(yè)省錢。
一個設(shè)計合理的會議策劃方案中必然包括完整的會議預(yù)算，便于對會議策劃每個環(huán)節(jié)進(jìn)行掌控。其實通常一般的會議預(yù)算應(yīng)包括以下幾個方面：
一、交通費用 交通費用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地點的交通費用公司在某地舉辦會議，各地分公司與會者前往會議地點所需要的費用。
(2)、會議期間交通費用主要是會務(wù)地交通費用，也就是在會議目的地會議期間，從住宿地至?xí)h召開地點的交通費用、以及會議召開地點到餐飲地點的交通。這些費用，可提前準(zhǔn)備，與當(dāng)?shù)刈廛嚬?，會議期間出行全權(quán)交由他們負(fù)責(zé)。
二、會議室/廳費用
1、會議場費用通常而言，包括會議設(shè)備費用、會議室租賃費用、以及會議室布置費用等其實一般會議場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等。但面對一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、視聽設(shè)備、甚至需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。會議設(shè)備租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。另外會議材料準(zhǔn)備，展板等需要一些印刷和運輸費用。
2、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。
三、住宿費用
住宿的費用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
四、餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議行程需要及會議目的。一般也就是會議期間，三餐費用，那么三餐費用包含哪些？我們又需要注意什么呢？
1、三餐費用，都可以采取自助餐形式。以圍桌式就餐，能促進(jìn)會務(wù)者友誼。休息期間，甚至可以通過小游戲來愉悅一下氣氛。也能就會議期間，會議問題做個討論。因為會務(wù)者比較多，除了會議召開期間，基本很少有機會聚齊。 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可。
2、酒水及服務(wù)費，通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。
3、會場茶歇，此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。
會議預(yù)算是大家最不喜歡的話題，但也是最重要的一條。用最小的預(yù)算來滿足客戶最大的需求，是最理想的會議預(yù)算方案，也是會議主辦方最樂意見到的。無論你是花費五千，還是五十萬來辦會，了解你想要達(dá)到什么效果以及辦會的目的，將有助于制定切實可行的預(yù)算方案。
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