高效會(huì)議的策劃與實(shí)施：3類失誤、4大對(duì)策

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 01-25來(lái)源：www.diantizhuangshi.com

會(huì)議承載團(tuán)隊(duì)目標(biāo)之重

會(huì)議是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象和工作方式，幾乎有組織的地方都會(huì)有會(huì)議。特別是在職場(chǎng)，會(huì)議更是一種從業(yè)的狀態(tài)。

但是，你知道如何開(kāi)會(huì)嗎？有誰(shuí)指點(diǎn)你，如何去高效的開(kāi)會(huì)嗎？

我們之所以開(kāi)會(huì)，是因?yàn)橐胪瓿赡骋豁?xiàng)具體工作，單憑一個(gè)人的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不夠，需要結(jié)合幾個(gè)人的學(xué)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。---- 彼得·德魯克

會(huì)議承載著 決策、控制、協(xié)調(diào)和教育 等不可替代的功能。

好的會(huì)議守時(shí)高效，匯聚共識(shí)，激發(fā)熱情，形成動(dòng)能，不愧為團(tuán)隊(duì)進(jìn)步的引擎；

差的會(huì)議不痛不癢，拖沓冗余，會(huì)而不議，議而不決，簡(jiǎn)直是相當(dāng)于慢性殺人。

相信每個(gè)人都體驗(yàn)過(guò)會(huì)議的種種失誤，讓整體效果大打折扣，甚至產(chǎn)生讓人產(chǎn)生對(duì)會(huì)議畏而生厭的負(fù)效應(yīng)。這里就針對(duì)會(huì)議的失誤形式、原因及規(guī)避方式進(jìn)行討論，希望有助于后續(xù)會(huì)議籌備工作的執(zhí)行。

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會(huì)議中的三類失誤（現(xiàn)狀）

一、策劃階段的誤導(dǎo)

對(duì)會(huì)議召開(kāi)目標(biāo)設(shè)定一旦出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致會(huì)議主題、參會(huì)人員或會(huì)議組織形式的策劃出現(xiàn)問(wèn)題。這種誤的后果是致命的。在策劃階段，就應(yīng)該積極溝通報(bào)告，決策層確認(rèn)導(dǎo)向。

這類錯(cuò)誤，通過(guò)后續(xù)的任何方式的彌補(bǔ)都無(wú)法補(bǔ)償。這是會(huì)議策劃（投資）者都要面對(duì)的挑戰(zhàn)。

二、會(huì)議進(jìn)程中的疏漏

會(huì)議進(jìn)程失誤極為常見(jiàn)。常見(jiàn)的情形包括且不限于，而且每個(gè)人都深受其害：

• 會(huì)議開(kāi)始時(shí)間拖延、
• 關(guān)鍵人員座次安排不當(dāng)、無(wú)法出席
• 電腦故障、
• 多媒體播放卡頓、
• 音響失真、
• 燈光不當(dāng)、
• 準(zhǔn)備資料不完備、
• 會(huì)議記錄缺失
• 會(huì)議拖延超時(shí)

不夸張的說(shuō)，能夠完全規(guī)避這類問(wèn)題的會(huì)議少之又少。這類問(wèn)題更多的應(yīng)該歸咎于責(zé)任心差、演練不夠。通過(guò)嚴(yán)肅的問(wèn)責(zé)和懲罰措施，可以把這類錯(cuò)誤降到最低。

三、會(huì)議善后跟進(jìn)的缺失

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)結(jié)束后萬(wàn)事大吉，抬腿走人，后續(xù)的工作無(wú)人推進(jìn)，如：會(huì)議記錄、存檔，會(huì)議效果跟進(jìn)分析及反饋。會(huì)議經(jīng)驗(yàn)?zāi)毧偨Y(jié)及后續(xù)內(nèi)容及形式的優(yōu)化。如果會(huì)議后續(xù)工作缺失，則無(wú)法形成完整的會(huì)議。這樣的而會(huì)議不但無(wú)法落實(shí)目標(biāo)，導(dǎo)致會(huì)議效率的降低，更導(dǎo)致會(huì)議文化的崩壞。

以上這三類失誤讓我們的會(huì)議效果打了折扣。

我們要時(shí)刻牢記，會(huì)議是一種成本很高的工作形式，特別是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議。會(huì)議規(guī)模越大，耗費(fèi)的人力成本、時(shí)間成本越高。公司的會(huì)議時(shí)間實(shí)際上是用薪酬買單的，因此我們要明確會(huì)議的意義，通知正確的人員參加會(huì)議，獲得正確思想指導(dǎo)并形成共識(shí)，帶回正確的信息并引導(dǎo)正確的行動(dòng)。

只有這樣，才稱得上是高效的會(huì)議。

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四項(xiàng)對(duì)策，保駕完美會(huì)議

這里，將我個(gè)人做會(huì)議籌備需要考慮的內(nèi)容用 4 X 4 的方式給大家呈現(xiàn)出來(lái)，供大家分享。旨在幫助會(huì)議策劃者理清思路，避免疏漏，確保會(huì)議的高效和成功。

其中的具體內(nèi)容比如查檢表記錄模版等，在網(wǎng)上都可以輕松的找到，這里不贅述。根據(jù)會(huì)議規(guī)模大小，設(shè)置不同規(guī)模的會(huì)議管理和會(huì)務(wù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，按照項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行推進(jìn)。

1. 四大要素：圍繞安排會(huì)議的目的，確定會(huì)議主題、時(shí)間、人數(shù)、地點(diǎn)

3. 四大資源：管理人員，會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)，會(huì)議材料，運(yùn)維資金。

4. 四大管理：內(nèi)容管理，人員接待，設(shè)備管理，會(huì)程管理。

5. 四大注意：全程演練，工作清單，完整記錄，應(yīng)急預(yù)案。

四、后記：別緊張，會(huì)議就是一場(chǎng)聚會(huì)

組織聚會(huì)，很多人都樂(lè)此不疲。會(huì)議，實(shí)質(zhì)上就是一種特殊類型的聚會(huì)，沒(méi)有必要為了籌備一個(gè)會(huì)議而產(chǎn)生情緒上的焦慮和壓力。

當(dāng)然，生活中如果沒(méi)有事先做好適當(dāng)?shù)陌才?，你不?huì)舉辦聚會(huì)。在沒(méi)有準(zhǔn)備的情況下匆忙開(kāi)個(gè)會(huì)也是很冒險(xiǎn)的事情。另外一方面，工作的會(huì)議也可以像聚會(huì)一樣，靈活多樣、推陳出新。只要確保目標(biāo)導(dǎo)向，會(huì)議籌備時(shí)也完全可以腦洞大開(kāi)。

總之，雖然會(huì)議的規(guī)模、形式、內(nèi)容和要求各有不同，無(wú)論是哪種會(huì)議，都需要良好的籌備。會(huì)議籌備者不但能夠得到鍛煉，更能展示組織策劃和管理才能。只要注意以上的4 X 4要點(diǎn)，相信您一定能把每一場(chǎng)會(huì)議做到極致。

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