淺談商務(wù)會(huì)議策劃的流程以及注意細(xì)節(jié)

一般大型的會(huì)議、會(huì)展，都會(huì)考慮請(qǐng)妝業(yè)的策劃公司，因?yàn)闀?huì)議、會(huì)展等策劃是一項(xiàng)非常復(fù)雜的事情，當(dāng)活動(dòng)策劃公司在接到任務(wù)后，首先就是進(jìn)行會(huì)議策劃，今天小編帶大家了解進(jìn)行會(huì)展策劃的具體流程以及策劃注意細(xì)節(jié)。

一、商務(wù)會(huì)議策劃的流程

1、 聯(lián)系

客戶有意向在會(huì)后與我們聯(lián)系，我們會(huì)要求對(duì)方提供盡可能詳細(xì)的一些計(jì)劃，以便于策劃和策劃方案。

2、 商務(wù)會(huì)議策劃

根據(jù)客戶會(huì)議的基本要求，策劃會(huì)議的基本方案：地點(diǎn)選擇、酒店選擇、日程安排、會(huì)議項(xiàng)目、餐飲安排、接送機(jī)安排等。每個(gè)細(xì)節(jié)都必須考慮到顧客的容忍和滿意。

3、 方案提供

與客戶溝通基本策劃思路，并形成方案，使客戶在其所在單位進(jìn)行記錄和審批;

4、 前期考察

在前期進(jìn)行一些基本溝通后，客戶通常會(huì)選擇進(jìn)行規(guī)劃方案的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，并提供所有的協(xié)助;

5、 合約

檢查滿意后，簽訂合同，所有接待內(nèi)容均寫入，詳細(xì)內(nèi)容非常重要;雖然前面略顯笨重，但很多相關(guān)問(wèn)題都得到了很好的解決。

6、 預(yù)付款

簽訂合同需要一定數(shù)額的預(yù)付款，這樣整個(gè)會(huì)議過(guò)程就會(huì)順利進(jìn)行，因?yàn)榫频觐A(yù)訂需要預(yù)付款，汽車預(yù)訂也需要預(yù)付款;如果沒(méi)有預(yù)付款，我們的訂單隨時(shí)可能被取消;這是一個(gè)不可彌補(bǔ)的麻煩，特別是當(dāng)會(huì)議次數(shù)為大的。

7、 預(yù)訂

這是我們必須認(rèn)真做的事情之一，合同是與接待單位有關(guān)的預(yù)訂，預(yù)付款必須到位。

8、 接待

接待是整個(gè)會(huì)議的核心部分，包括接線機(jī)、會(huì)議安排、會(huì)議室安排、汽車安排、活動(dòng)組織等。它應(yīng)該嚴(yán)格按照合同來(lái)運(yùn)作，當(dāng)然，一些突發(fā)事件或者標(biāo)準(zhǔn)的增減也可以隨時(shí)調(diào)整。

9、業(yè)務(wù)會(huì)議匯總和結(jié)算

在業(yè)務(wù)會(huì)議結(jié)束時(shí)，雙方認(rèn)真總結(jié)會(huì)議情況，并核對(duì)各類文件，并嚴(yán)格按合同履行會(huì)計(jì)。

二、商務(wù)會(huì)議策劃注意細(xì)節(jié)

1、在會(huì)議開(kāi)始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來(lái)做，做出會(huì)議進(jìn)程時(shí)間進(jìn)度表。

2、如果會(huì)議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，需要以書面文件或者通知單、邀請(qǐng)函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)。

3、會(huì)議開(kāi)始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識(shí)新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，主辦方還得負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。

4、取得會(huì)議承辦方開(kāi)出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對(duì)所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

5、主辦方必須自己制定出會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告知會(huì)議承辦方，請(qǐng)他們協(xié)助制定。

6、在會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)時(shí)間進(jìn)度表進(jìn)行及時(shí)的詢問(wèn)，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

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