成都活動(dòng)策劃公司在會(huì)議活動(dòng)中要準(zhǔn)備哪些文件

活動(dòng)策劃公司在會(huì)議活動(dòng)中要準(zhǔn)備哪些文件

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件是提請(qǐng)會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃討論和審議事項(xiàng)的文書材料。會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，它是一種非正式文件，有些是供會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃討論審議的，有些是會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃進(jìn)程中形成的，有些是為保證會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃順利進(jìn)行而制作的。

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件的準(zhǔn)備，是會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃順利進(jìn)行的重要前提，會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件，特別是會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃主旨文件的優(yōu)劣，直接影響會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃的質(zhì)量。

( l ）文件類型

會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，按照文件的性質(zhì)和功能可將會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件大致分為以下幾類：

主旨文書。會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃的主旨文書是會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃的主要文件，包括大會(huì)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達(dá)提綱、法律草案、計(jì)劃草案、決議草案、開幕詞、閉幕詞等。

議案文書。提交會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃審議的文書，包括議案、議案說(shuō)明等。

信息文書。記錄和反映會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃概況和進(jìn)程的文書，包括會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃記錄、會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃簡(jiǎn)報(bào)等。

議決文書。會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃議決結(jié)果的反映，主要有會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃紀(jì)要、決議、決定、公報(bào)、公告、通知等。

事務(wù)文書。會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃服務(wù)性的文書，主要有會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃通知、會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃細(xì)則、代表須知、日程安排、代表名單、選舉辦法、生活管理制度等。

( 2 ）文件準(zhǔn)備

大多數(shù)會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件在會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃召開之前就形成了，其準(zhǔn)備工作是和其他會(huì)前準(zhǔn)備工作同時(shí)進(jìn)行的，這些文件由會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃籌備機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備；會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃過(guò)程中形成的文件，由會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

會(huì)前準(zhǔn)備的文件，大體上有以下幾種情形：

①重要文稿由專門的寫作班子起草。

②一般會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件由會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃籌備機(jī)構(gòu)和秘書部門負(fù)責(zé)。

③專業(yè)性和涉及部門業(yè)務(wù)工作的文件由職能業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

④發(fā)言稿和各類交流材料由發(fā)言單位或個(gè)人準(zhǔn)備。

會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件的準(zhǔn)備工作分為以下幾個(gè)步驟：

①文件撰寫

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件的撰寫是一件十分嚴(yán)肅而又細(xì)致的工作。它包括素材、數(shù)據(jù)及典型材料的搜集、整理，文件的起草．與修改等環(huán)節(jié)。會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃的各種文書，特別是會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃報(bào)告、議案、決議、會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃紀(jì)要等要認(rèn)真撰寫，各處細(xì)節(jié)均不可忽視。

②文件審核

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件的審核是確保文件質(zhì)量和合法化的重要一環(huán)。

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃主旨文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)審定；會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，其他會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件由會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃秘書長(zhǎng)或秘書部門負(fù)責(zé)人審核；有些涉及職能部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的，則由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。

審核的重點(diǎn)是：

· 內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的有關(guān)政策、法規(guī)

· 全局性和重要文件是否廣泛征求意見(jiàn)并加以修改

· 涉及不同地區(qū)、部門的文件，事前是否進(jìn)行了會(huì)商

· 所用材料、數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確

· 文件格式是否統(tǒng)一規(guī)范

③文件整理

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃開始前，要精心印制講話稿、會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃日程安排表、會(huì)場(chǎng)指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將相關(guān)文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊(cè)，注意不要缺頁(yè)要便于攜帶和查閱。會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，印制這些文件要根據(jù)與會(huì)人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會(huì)人員遺失文件時(shí)用。印制好的文件要根據(jù)與會(huì)人員不同的單位、部門、級(jí)別整理好，以便分發(fā)。

④文件的印制和分發(fā)

文件印制要做到及時(shí)、統(tǒng)一、美觀。及時(shí)是時(shí)間上的要求。隨著會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃進(jìn)程的推進(jìn)，相關(guān)文件要提前準(zhǔn)備，留出足夠時(shí)間校核、印制。統(tǒng)一是格式上的要求。會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件要統(tǒng)一體式，用標(biāo)準(zhǔn)紙型印刷，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一字體字號(hào)。美觀是版式上的要求。版式設(shè)計(jì)既要與會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃性質(zhì)相符，又要美觀大方。

會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃文件的發(fā)放要做到準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)確、分步。準(zhǔn)時(shí)就是根據(jù)會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃進(jìn)程，將有關(guān)文件及時(shí)發(fā)放到位。會(huì)議公司會(huì)議策劃公司會(huì)議表示，一般情況下，文件都是提前發(fā)放，至于提前量可由秘書部門酌定。即席發(fā)放的文件，與會(huì)者就會(huì)以即席發(fā)言待之，就不可能有成熟的意見(jiàn)。準(zhǔn)確，就是文件發(fā)放要準(zhǔn)確無(wú)誤，該發(fā)什么文件，文件發(fā)給誰(shuí)，都要十分準(zhǔn)確，不能錯(cuò)發(fā)。分步是說(shuō)要根據(jù)會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃進(jìn)程安排，有序發(fā)出，不能圖省事一次性發(fā)放。要盡量避免將許多文件堆在一起發(fā)放，這樣不利于與會(huì)者按會(huì)議策劃會(huì)議活動(dòng)策劃進(jìn)程閱讀文件材料。

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