會務(wù)策劃流程以及注意事項有哪些

作者：慶典演出活動會議公司 12-18來源：www.diantizhuangshi.com

會務(wù)策劃流程以及注意事項有哪些

一、會務(wù)策劃流程

1、會前準(zhǔn)備工作

1.1.組織會務(wù)班子,明確工作職責(zé).大型會務(wù)還要制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案.

1.2.發(fā)出會務(wù)通知.包括會務(wù)名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點(diǎn)、與會人員范圍.

1.3.印制會務(wù)日程,編排好會務(wù)程序,制定注意事項.

1.4.大型會務(wù)要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn).

1.5.大型會務(wù)要印制會務(wù)憑證.如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等.

1.6.會場布置.會場布置要充分體現(xiàn)會務(wù)氣氛.

(1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等.

(2)設(shè)置主席臺,落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo),安排座次,設(shè)置發(fā)言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果.

(3)確定會務(wù)桌擺放形式,明確劃分會場區(qū)域,并使與會者明確.

(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效.

(5)擺放適量花卉.

1.7.后勤服務(wù)工作.大型會務(wù)要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排.

1.8.做好會務(wù)發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作.

1.9.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況.

2、會間組織與服務(wù)工作

2.1.會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場,反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況.

2.2.搞好會務(wù)簽到、材料分發(fā).

2.3.落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊.

2.4.按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座.

2.5.維持好會場秩序.會務(wù)開始前5分鐘,關(guān)閉會場大門,與會人員入座就緒,無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機(jī)及bp機(jī),一般不允許找人,無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場.

2.6.做好會務(wù)記錄,寫好會務(wù)簡報.

2.7.組織照相.

2.8.為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等.

3、會務(wù)善后工作

3.1.會務(wù)結(jié)束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等.

3.2.組織送站.根據(jù)與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等.

3.3.做好會務(wù)文件的清退、收集、歸檔工作.

3.4.做好會務(wù)報道工作.

二、會務(wù)策劃注意事項

1.會務(wù)場地布置

根據(jù)會務(wù)的人數(shù)和目的,可以選擇課桌式,宴會式,劇院式等各種臺型布置.一般會務(wù)公司會根據(jù)您的要求來設(shè)計特別臺型,增加橫幅、活動策劃畫等等,讓您的會場更顯尊貴.

2.會務(wù)接待

找一家經(jīng)驗(yàn)豐富的會務(wù)公司,他們可以提供各種類型的會務(wù)服務(wù)咨詢,并可以根據(jù)您的會務(wù)目的,人數(shù),財務(wù)預(yù)算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務(wù)策劃.

3.活動策劃產(chǎn)品設(shè)計與制作

安排設(shè)計會務(wù)產(chǎn)品展示,印刷邀請函和胸卡會務(wù)主題或產(chǎn)品介紹書.

4.會務(wù)設(shè)備

一般性的會務(wù)設(shè)備有:主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機(jī)、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等,高等級的會務(wù)將根據(jù)要求提供專業(yè)舞臺、音響擴(kuò)音系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、演出燈光系統(tǒng)、視聽設(shè)備、電視墻等.

5.會后總結(jié)

為使會務(wù)有一個更圓滿的效果,要花功夫整理會務(wù)資料,統(tǒng)計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結(jié)會務(wù)意見,安排客戶返回等.

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