會(huì)議活動(dòng)公司承辦會(huì)議的組織流程

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 09-12來源：www.diantizhuangshi.com

一個(gè)大型的會(huì)議活動(dòng)不跟在辦公室開會(huì)那么簡單，這種會(huì)議的召開需要引起行業(yè)的關(guān)注，它需要很長的時(shí)間去準(zhǔn)備、策劃，而這種會(huì)議活動(dòng)需要交給專門的會(huì)務(wù)活動(dòng)公司來承辦，其中所涉及到的流程也不那么簡單，今天我們來分享一下會(huì)議活動(dòng)公司在承辦會(huì)議活動(dòng)的一些組織流程。 1、所要明確的流程
在會(huì)務(wù)活動(dòng)公司承辦會(huì)議的時(shí)候首先要明確會(huì)議活動(dòng)的背景及目的是什么。了解活動(dòng)的主題及時(shí)間和地點(diǎn)、人員情況、參加的具體人數(shù)及內(nèi)容，這樣才可以準(zhǔn)備相關(guān)材料和數(shù)量。
會(huì)務(wù)公司要成立專門的會(huì)務(wù)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)、成員，制定準(zhǔn)備及工作部署。

2、注意細(xì)節(jié)問題
承辦單位要根據(jù)會(huì)議制定議程，制訂會(huì)議的預(yù)算，及時(shí)申請(qǐng)會(huì)務(wù)費(fèi)用及清單。確定會(huì)議的議程、落實(shí)與會(huì)人員、明確具體的參加地點(diǎn)情況、安排參會(huì)人員的住宿及飲食、安排會(huì)議使用的車輛，制訂安全預(yù)案，把形成的會(huì)務(wù)指南經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)印刷、下發(fā)。發(fā)布會(huì)議通知，其就是：會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)，及時(shí)提交會(huì)議材料及要求，通知參會(huì)人員。隨后就是確定發(fā)言人及選擇的標(biāo)準(zhǔn)，要求具有演講能力的人員主持、其具有影響力，受到普遍尊重的及經(jīng)歷豐富的人士。在會(huì)議前期，承辦單位要確定時(shí)間預(yù)演，杜絕時(shí)間不夠及提前結(jié)束現(xiàn)象的發(fā)生。

3、會(huì)務(wù)活動(dòng)公司前期的宣傳
會(huì)務(wù)公司要確定會(huì)議的背景圖，打出橫幅，制定參會(huì)證，擺上桌簽，制定路引，制定活動(dòng)現(xiàn)場的路線圖，保證樣式、內(nèi)容的合理。及時(shí)檢查宣傳材料是否到位，包括橫幅及路引河桌簽等。

總之，會(huì)務(wù)活動(dòng)公司在承接會(huì)議的時(shí)候要注重細(xì)節(jié)問題，杜絕紕漏的發(fā)生，這樣是對(duì)客戶負(fù)責(zé)，也是對(duì)自己負(fù)責(zé)。

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